Integritetspolicy 2018-10-11T13:35:08+00:00

Medtech4Health integritetspolicy

Vi är ett strategiskt innovationsprogram som finansieras av Vinnova. Medtech4Health är ingen juridisk person och har inget eget organisationsnummer. Samtliga personer som arbetar i programmet är anställda eller anlitade av en juridisk enhet, exempelvis programmets koordinator eller någon av våra noder (de är i sin tur ibland juridiska personer och ibland inte). Koordinator för programmet är KTH, Skolan för kemi, bioteknologi och hälsa. Delar av de områden som innefattas av GDPR hanteras därmed av Vinnova, KTH, noderna eller nodernas huvudorganisationer.

I detta dokument förklarar vi varför och hur vi behandlar personuppgifter under vår programtid. Personuppgifter förekommer framförallt i form av e-post och olika typer av media som foto och videofilmer. Vi sparar enbart personuppgifter som är viktiga för att vi ska kunna genomföra vårt uppdrag. Vi har bedömt att vi har laglig grund för att behandla dessa genom en intresseavvägning, det vill säga att vårt berättigade intresse av att behandla dem väger tyngre än ditt intresse och dina grundläggande rättigheter av att inte få dina personuppgifter behandlade. Självklart kan du kontakta oss och begära att dina uppgifter raderas. Utöver nedanstående har AIDA en separat policy.

Om du fått pengar i någon av våra utlysningar

Alla ansökningar i våra utlysningar hanteras av Vinnova (mer info om denna process). Vi får namn och e-postadress till den person som angetts som kontaktperson i de projekt som får finansiering. Dessa uppgifter sparar vi under hela programtiden för att kunna hålla kontakt med projekten, skicka utvärdering och olika inbjudningar till aktiviteter som vi bedömer är relevanta, exempelvis projektträffar, erbjudande om subventionerat deltagande i Medicinteknikdagarna, olika typer av stöttning eller liknande.

Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev

Alla som får vårt kvartalsvisa nyhetsbrev har själva någon gång lagt till sin e-postadress i ett formulär på vår webbsajt. Vi tolkar det som att du med din aktiva handling har gett samtycke till att vi lagrar din e-postadress för att kunna skicka ut vårt nyhetsbrev. I varje nyhetsbrev finns det en länk för att ta bort sin e-postadress från listan. Vi tar inte illa upp om du använder den.

Vi använder Mailchimp för våra nyhetsbrev på svenska och engelska samt våra notiser när utlysningar öppnar. Vi respekterar den överenskommelse vi gjorde när du gav oss din e-postadress. Om vi i framtiden ändrar inriktning eller frekvens på vårt nyhetsbrev, kommer vi att fråga om du vill fortsätta att prenumerera.

Om du deltagit i något av våra event

Programmets verksamhet dokumenteras kontinuerligt i ord, bild och ibland video. En del av dessa publiceras på vår webbsajt. Samtliga media sparas i ett arkiv. Originalfoton finns på en fysisk hårddisk hos fotografen, webbilder sparas i molnet för att alla som är aktiva i programmet ska ha tillgång till dem (just nu Dropbox men detta kommer att ändras).

Vid alla event i vår regi informeras deltagarna ifall det fotograferas och får i så fall information om vem de ska kontakta för att få eventuella bilder eller annan media bortplockad, eller ej bli nämnda vid namn, om de var talare. Detta är även möjligt att göra i efterhand genom att kontakta oss.

Om du anmält dig till något av våra event

Vi genomför många typer av event, frukostmöten, mingel och seminarier. Vid en del event har vi ingen föranmälan, och sparar heller inga uppgifter om vilka som deltog. Vi räknar enbart antal personer.

Vid andra event har vi obligatorisk föranmälan. Dessa administreras på olika sätt, ibland av personer knutna till samarbetspartners eller företag som vi anlitar för att arrangera evenemanget. I anmälningslistorna sparas namn, e-postadress och ibland även organisationstillhörighet, för att kunna pricka av vilka som kom. Om eventet inkluderar lunch eller annan måltid frågar vi efter allergier eller andra kost-önskemål för att kunna anpassa matbeställningen. Om du väljer att lämna denna information tolkar vi det som medgivande att spara denna information tills eventet är genomfört.

I vissa fall där det finns anmälningslista så sparas kontaktuppgifterna i ett år. Anledningen är att vi vill skicka en inbjudan nästkommande år. Detta gäller framförallt till event i Almedalen.

Om du är engagerad i vår verksamhet

Alla som är engagerade i Medtech4Health har en e-postadress som slutar med medtech4health.se. Samtliga mejl som skickas till dessa adresser lagras på ett webbhotell, vilket för närvarande är Loopia. När personer avslutar sitt engagemang i programmet sätts ett autosvar på. Om någon vill få sin kommunikation med programmet raderad kontakta kommunikatören.

Om du varit i kontakt med oss

Om du varit i kontakt med oss via mejl, via kontaktformulär på vår webbsajt eller något annat formulär på vår webbsajt (som kursanmälning, nominera pristagare till Medtech4Health Innovation Award) finns de adresser som du angav sparade på vår webbsajt samt e-postsystem. Vi kommer enbart att använda din adress för det ändamål som angavs när du kontaktade oss.

Vill du få din kommunikation med programmet raderad, kontakta oss.

Om du varit inne på vår webbsajt

Så kommer webbsajten att lämna någon kaka, eller cookie, på din dator. De används bland annat för att vi ska kunna analysera vilka texter på webbsajten som är mest lästa, något som används i utvecklingen av programmets kommunikation och verksamhet.

Om du levererar varor eller tjänster åt oss

Vi sparar namn och kontaktuppgifter till personer på de företag som levererar tjänster åt oss, exempelvis grafiskt material, trycksaker, översättningar, filmer med mera. All ekonomi och hantering av fakturor sköts från KTH eller noder.

Vid avslut av programmet

De strategiska innovationsprogrammen är en gemensam satsning från Vinnova, Formas och Energimyndigheten. Enligt den tidtabell som är känd när denna policy skrevs är programtiden mellan nio och tolv år. Medtech4Health startade 2016 vilket ger ett preliminärt slutår för Medtech4Health någonstans runt 2025-2027. Vid avvecklingen av Medtech4Health kommer all e-post, kontaktlistor och annan personinformation att raderas. De som då prenumererar på våra olika utskick kommer att erbjudas olika förslag på andra nyhetsbrev att följa. Viss dokumentation kommer att kan komma att överlämnas till Vinnova eller annan relevant organisation.

Denna integritetspolicy uppdaterades senast 24 maj 2018.